説明資料の点検・修正等

専門的な内容をわかりやすく伝える。

現代社会は複雑な技術や制度に支えられており、事業者や行政が一般の方に説明すべき内容も相応に複雑になっています。

それにともない、わかりやすく伝える努力がなされてきていますが、まだまだ道半ばに見えます。また、説明内容は難しいままにイラスト等を多用して見た目の雰囲気だけを柔らかくするとか、平易にしようとして本質的な部分をカットしてしまうなどの誤った対応も散見されます。

コミュニケーションの現場では、説明のわかりにくさが思わぬ壁になります。また、ネットでは言い回しひとつで炎上することもあります。

これは単に、専門的な内容を平易にすればよいというものではなく、文脈づくりからの配慮が必要です。

私たちは、生活者へのインタビューや説明場面の観察、分析、コミュニケーション施設の運営等を通じて、専門的な情報等に対する生活者の反応を知っています。この経験を活かして、情報を専門外の方に伝える資料を点検・修正します。

説明資料の点検・修正

お客様が作成した資料（プレゼンテーション、マニュアル、文書等）をコンサルタントが第三者の視点で査読して問題点を指摘し、修正します。

資料作成

弊社での資料作成も承ります。挿絵レベルからご相談ください。

例えば、

原子力施設の新規制基準

東京電力福島第一原子力発電所事故以前の規制基準では、地震や津波等の大規模な自然災害の対策が不十分であり、重大事故対策が規制の対象となっていませんでした。新規制基準は、このような反省や国内外からの指摘を踏まえて策定されたものです。

左は原子力規制庁による説明資料です。これを専門外の人々に示したときにどうなるでしょうか？

まず、「格納容器破損防止」などの専門用語への抵抗感が生じます。「わからないので、それ以上聞く気にならなくなる」「理解させる気がない」などと思われてしまい、コミュニケーションがうまくいかなくなることもあります。専門用語を説明なしに使うことは避けた方がよいでしょう。

とはいえ、専門用語は丁寧に説明すれば、たいていはわかってもらえます。

もっと困るのは、比較的イメージしやすい部分（例えば「航空機衝突」「火災・竜巻・森林火災」など）のみに関心・話題が集まってしまうことです。説明をしてみると「想定した航空機の大きさは？」「ミサイルは考慮しているの？」など、枝葉の質疑応答は活発になされるものの、やりとりを終えてみると資料全体が意味するところが伝わっていなかったということが起こりえます。

本来、伝えたいことが「なぜ新しい規制基準ができたのか」「新規制基準で何が変わったのか」であるならば、まずは次のように示すことを提案します。

まず、変化の大枠を端的に伝える。そして、具体的な対策はさらに興味を持った人に伝えればよいという発想です。

上の図より情報量は少ないのですが、受け手が知りたいポイントと合致していた場合には「こちらの方が”詳しくて”わかりやすい」とさえ感じてもらえます。

伝えるにはコツが要ります

人間の記憶は、次のような仕組みになっていると考えられています。

（1）外界から情報を受けると、脳の一次記憶域とよばれる領域で仕分けられる。
（2）仕分けられた情報は、二次記憶域とよばれる区画された領域に格納される。

一次記憶域は二次記憶域に情報を受け渡すための分析、整理を行う、一時的な作業領域です。二次記憶域は、知識の整理棚のようなもので、容量が大きく、長期間の保存が可能です。また、普段は意識していない情報でもきっかけがあれば引き出すことができます。つまり「理解している」とは情報が二次記憶域に格納されている状態であり、「わかりやすい」とは、脳において情報が整理しやすく記憶されやすい状態です。
わかりやすく伝えるためには、次のコツが要ります。

情報を構造化（整理）する
ポイントを明確にする
情報量を抑える

上の例では、新規制基準の大枠のみを伝えて情報の整理棚を作ります。そのうえで、棚の中身を必要とする人には原子力規制庁の資料などで伝えればよいのです。

わかりやすく伝えるメッセージを作るには、伝えたい内容を作成者が理解することが重要と考えています。
そもそも、作成者が理解している以上の内容を相手に理解させることは不可能との考えから、弊社では様々な分野での経験豊富なスタッフが伝えたい内容をよく理解し、コンテンツの作成やリライトに臨んでいます。

さらに大事な注意点　－　多様な価値観への配慮

特にリスクコミュニケーションのために作成されたコンテンツに散見されるのですが、作り手の気持ちが入りすぎしまい、抵抗感が示されるケースがあります。露骨な例でいえば「万が一の事故に備えています」「万全の安全対策を施しています」「環境にやさしい原子力発電を・・・」などの表現が紛れ込んでいるものです。「万が一の」「万全の」「環境にやさしい」などは、発信者側の考えであって、受け手にそのまま伝えるようなことではありません。事実を積み重ねたうえで、受け手に判断を任せる書きぶりにすべきでしょう。その他、フェアでない情報提示（良いことだけを紹介）、イメージに頼りすぎ（挿絵などで、優しいイメージを強調しすぎる）、不安を持つ人を茶化しているなど、自社では気づきにくい問題があります。メッセージを作成したら、いったん第三者の目で点検することをお勧めします。